SISTEM PENGELUARAN SIA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam berperasi, perusahaan haruslah memiliki badan hukum tertentu agar perusahaan tersebut memiliki legalitas untuk menjalankan kegiatannya. Keberadaan badan hukum perusahaan akan melindungi perusahaan dari segala tuntutan akibat aktivitas yang dijalankannya. Karena badan hukum perusahaan memberikan kepastian berusaha, sehingga kekhawatiran atas pelanggaran hukum akan terhindar, mengingat badan hukum perusahaan memiliki rambu-rambu yang harus dipatuhi. Dengan memiliki badan hukum, maka perusahaan akan memenuhi kewajiban dan hak terhadap berbagai pihak yang berkaitan dengan perusahaan, baik yang ada di dalam maupun di luar perusahaan.
Badan usaha adalah kesatuan yuridis (hukum),teknis, dan ekonomis yang bertujuan mencari laba atau keuntungan. Badan Usaha seringkali disamakan dengan perusahaan, walaupun pada kenyataannya berbeda. Perbedaan utamanya, Badan Usaha adalah lembaga sementara perusahaan adalah tempat dimana Badan Usaha itu mengelola faktor-faktor produksi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari aktivitas – aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan pembayaran barang serta jas. Aktivitas utama dari siklus pengeluaran.
1.Membeli barang dan jasa – transaksi pembelian.
2.Melakukan pembayaran – transaksi pengeluaran kas
A. Tujuan Siklus Pengeluaran:
1. Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan.
2. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga diperlukan.
4. Memastikan bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat.
6. Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.
7. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi
Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas
Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses pemerolehan ke dalam dua tahap, yaitu: (1) tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan (2) tahap finansial, melibatkan pengeluaran kas. Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah.
Sistem Pemrosesan Pembelian
Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah:
1. Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian.
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang
4. Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan
5. Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang.
6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan).
Sistem Manual
• Kontrol Persediaan. Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang jadi. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Satu salinan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan disimpan dalam file pembelian utang dagang. Petugas administrasi kontrol persediaan menyimpan salinan yang terakhir dalam file permintaan pembelian terbuka.
• Departemen Pembelian. Depatemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapakan pesanan pembelian (PP). Satu salinan PP dikirim ke kontrol persediaansalinan lainnya diantar ke pemasok. Petugas administrasi pembelian menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka. Kontrol persediaan memberi banyak informasi diantaranya; nama dan alamt pemasok utama, EOQ, dan standar atau biaya per item yang diharapkan.
• Penerimaan. Penerimaan Persediaan. Barang-barang yang diterima dari pemasok direkonsiliasi dengan blind copy. Tujuan dari blind copy adalah mendesak petugas penerimaan untuk mengitung dan memeriksa persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan. Persiapan Laporan Penerimaan. Digunakan untuk menyelesaikan perhitungan dan inspeksi yang menyatakan jumlah dan kindisi persediaan. Satu salinan laporan peneriman menyertai persediaan fisik. Salinan lainnya dikirim ke departemen pembelian dan merekonsiliasinya dengan file PP terbuka. Jika pengirimannya benar, maka dibuatkan laporan penerimaan di file pesanan pembelian tertutup. Salinan ketiga dari laporan penerimaan dikirim ke kontrol persediaan. Salinan yang keempat disimpan dalam file penundaan utang dagang.
• Departemen Utang Dagang. Ketika persediaan diterima, petugas adaministrasi utang dagang merekonsiliasi informsi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi utang dagang mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka. Akhirnya petugas administrasi merangkumkan juranal-jurnal dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar umum.
• Sistem Utang Jurnal. Voucher menyediakan kontol yang lebih baik atas pengeluaran kas, dan memungkinkan perusahan untuk mengkonsolidasi beberapa pembayaran ke pemasok yang sama pada satu voucher saja, karenanya mengurangi jumlah cek yang akan ditulis
Departemen Buku Besar. Menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Kemudian memposkan voucher jurnal ke akun kontrol persediaan dan utang dagang.
Sistem Manual
• Departemen Utang Dagang. Memepelajari file utang voucher terbuka yang jatuh tempo dan mengirimkan voucher dan dokumen pendukung ke departemen pengeluaran kas. Kemudian mendebit akun pemasok di buku besar pembantu utang dagang dan mengirimkan rangkuman akun ke dapartemen buku besar.
• Departemen Pengeluaran Kas. Menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan keakuratan administrasi dokumen. Untuk setiap pengeluaran, petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri atas tiga bagian dan mencatat nomor cek, jumlah rupiah, dan data penting dalam register cek, juga disebut jurnal pengeluaran kas.
• Departemen Buku Besar. Menerima voucher jurnal dari pengeluaran kas dan rangkuman akun dari utang dagang, memposkan ke akun kontrol utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan merekonsiliasi akun kontrol utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang.
Dalam siklus pengeluaran terdapat 3 tahapan dalam menghasilkan informasi akuntansi,yaitu:
1. Input : merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan, atau sumber untuk dapat diolah.
2. Proses : adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output.
3. Output : adalah hasil dari proses pengolahan input.
Data input:
Sumber input: catatan persediaan untuk transaksi pembelian dan tagihan dari suplier untuk transaksi pengeluaran kas.
Formulir input:
Permintaan pembelian
Order pembelian
Laporan penerimaan
Faktur dari pemasok
Voucher pengeluaran
Cek pengeluaran
Memo debet
Formulir pemasok baru
Proposal permintaan
Pemrosesan Data:
Sistem pemrosesan hutang dan pembelian (pembelian, penerimaan, hutang).
Sistem pemrosesan pengeluaran kas (pengeluaran untuk petty-cash, pengeluaran kas untuk tujuan lain).
Sistem procurement card.
Sistem berbasis Web.
Output berupa informasi:
Laporan operasional (faktur/register voucher, register cek, laporan open order pembelian, open faktur, status persediaan, pengiriman yg terlambat)
Tampilan layar
Laporan manajerial
Laporan manajerial sesuai permintaan.
Manajemen data:
Berorientasi File à file master (pemasok, hutang, persediaan), file transaksi (order pembelian, open order pembelian, file faktur pemasok, open voucher, pengeluaran kas), file referensi dan history pemasok.
Berorientasi data-based: diagram ER dan struktur logik siklus pengeluaran.
Pengendalian intern:
Kemungkinan Resiko (Kiting)
Pengendalian umum (organizational, documentation, asset accountability, management practice, data center operation, otorisasi, dan akses)
Pengendalian aplikasi (input, proses, dan output) dan prosedur pengamanan WEB (keaslian, otorisasi, akuntabilitas, transmisi data, dan DRCP)
Akun-akun terkait:
• Debet
Sediaan Barang Dagangan
Sediaan Bahan Baku
Pembelian
Persekot Biaya
Aktiva Tetap
Aktiva Lain
• Kredit:
Utang Usaha (Utang Voucher)
Kas
Diskon Pembelian
Retur Pembelian
• Risiko Bawaan:
Faktor umum yang mendorong manajemen melakukan salah saji asersi siklus pengeluaran
seperti:
Tekanan untuk mengurangsajikan (understate) biaya
Tekanan untuk mengurangsajikan utang
Kerentanan harga bahan baku dan produk
Risiko kecurangan yang dilakukan karyawan
Volume transaksi tinggi
Pembelian dan pembayaran tidak sah
Penggelapan aktiva yang dibeli
Pembayaran dobel atas faktur pembelian
Issue akuntansi yang tidak jelas (seperti perlakuan biaya reparasi dan pemeliharaan klasifikasi sewa sebagai operating atau capital lease)
Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal
Lingkungan Pengendalian
Penilaian Risiko oleh Manajemen
Informasi dan Komunikasi (Sistem Akt)
Monitoring
Aktivitas Pengendalian
Monitoring
Aktivitas monitoring yang harus diketahui auditor:
Umpan balik yang berjalan dari pemasok klien dalam hal ada masalah pembayaran atau
pengiriman yang akan datang
Komunikasi dari auditor eksternal sehubungan dengan reportable condition atau kelemahan material yang relevan yg ditemukan audit sebelumnya
Penilaian berkala oleh auditor internal atas kebijakan dan prosedur yang terkait dengan siklus pengeluaran
Dokumen dan catatan dlm siklus pengeluaran:
Purchase requisition
Purchase order
Receiving report
Vendor invoice
Voucher
Exception report
Voucher summary
Voucher register
Approved vendor Invoice
Open purchase order file
Receiving file
Purchase Transaction file
Accounts Payable master file
Suspense file
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
1. Adanya otorisasi yang memadai
2. Adanya pemisahan tugas
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi
4. Adanya akses kea rah pengendalian
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran
1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran
• Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank
• Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode
• Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar
• Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain
2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2. Fungsi pencatatan utang
3. Fungsi keuangan
4. Fungsi akuntansi biaya
5. Fungsi akuntansi umum
6. Fungsi audit intern
7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain
- Bagian utang
- Bagian kasa
- Bagian akuntansi biaya
- Bagian akuntansi umum
- Bagian audit intern
- Bagian kasa
Keterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi pencatatan utama
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
• Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.
• Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.
• Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
• Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
• Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
• Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
• Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Valid, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat secara akurat.
• Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
• Apakah ancaman-ancaman itu ?
• Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
• Meminta barang yg tidak dibutuhkan
• Membeli dengan harga yg dinaikkan
• Membeli barang berkualitas rendah
• Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
• Komisi (kickbacks)
• Menerima barang yang tidak dipesan
• Membuat kesalahan dalam penghitungan
• Mencuri persediaan
• Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
• Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
• Kehilangan data
• Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?
• Sistem pengendalian persediaan
• Analisis kinerja pemasok
• Persetujuan permintaan pembelian
• Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
• Konsultasi daftar harga
• Pengendalian anggaran
• Gunakan daftar pemasok yang disetujui
• Persetujuan pesanan pembelian
• Pemesanan pembelian sebelum penomoran
• Larangan hadiah dari para pemasok
• Insentif ke semua rekening pengiriman
• Pengendalian akses phhisik
• Cek ulang akurasi faktur
• Pembatalan pengepakan voucher
Model Data Siklus Pengeluaran
• Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain.
• Apakah contoh-contohnya?
– Tanggal dan jumlah tiap pembelian
– Information tentang dimana barang-barang disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman
Model Data Siklus Pengeluaran
• Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.
• Mengapa ?
– Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.
– Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.
Model Data Siklus Pengeluaran
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian.
– Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.
– Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
SIA Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik)
Siklus ini mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
• Siklus pengeluaran di perlukan untuk setiap Perusahaan karena mempunyai tujuan sebagai berikut :
• Tujuan system pengeluaran yaitu: 1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2) Menerima barang dalam kondisi baik. 3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan. 4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. 7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
3.2. Saran
Demikian makalah yang dapat kami susun, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk pembelajaran kedepannya. Kami harap ada perbaikan lebih terhadap isi dan conten dari makalah ini, seperti : menjelaskan apa manfaat dari CV dan Fa tersebut serta memaparkan perbedaan dan persamaan dari persekutuan tersebut, yaitu; CV dan Firma, agar orang yang mempelajari lebih mengetahui seperti apa bentuk dan cirinya.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam berperasi, perusahaan haruslah memiliki badan hukum tertentu agar perusahaan tersebut memiliki legalitas untuk menjalankan kegiatannya. Keberadaan badan hukum perusahaan akan melindungi perusahaan dari segala tuntutan akibat aktivitas yang dijalankannya. Karena badan hukum perusahaan memberikan kepastian berusaha, sehingga kekhawatiran atas pelanggaran hukum akan terhindar, mengingat badan hukum perusahaan memiliki rambu-rambu yang harus dipatuhi. Dengan memiliki badan hukum, maka perusahaan akan memenuhi kewajiban dan hak terhadap berbagai pihak yang berkaitan dengan perusahaan, baik yang ada di dalam maupun di luar perusahaan.
Badan usaha adalah kesatuan yuridis (hukum),teknis, dan ekonomis yang bertujuan mencari laba atau keuntungan. Badan Usaha seringkali disamakan dengan perusahaan, walaupun pada kenyataannya berbeda. Perbedaan utamanya, Badan Usaha adalah lembaga sementara perusahaan adalah tempat dimana Badan Usaha itu mengelola faktor-faktor produksi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri dari aktivitas – aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan pembayaran barang serta jas. Aktivitas utama dari siklus pengeluaran.
1.Membeli barang dan jasa – transaksi pembelian.
2.Melakukan pembayaran – transaksi pengeluaran kas
A. Tujuan Siklus Pengeluaran:
1. Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan.
2. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga diperlukan.
4. Memastikan bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat.
6. Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang.
7. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi
Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas
Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses pemerolehan ke dalam dua tahap, yaitu: (1) tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan (2) tahap finansial, melibatkan pengeluaran kas. Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah.
Sistem Pemrosesan Pembelian
Langkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah:
1. Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian.
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang
4. Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan
5. Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang.
6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan).
Sistem Manual
• Kontrol Persediaan. Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang jadi. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Satu salinan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan disimpan dalam file pembelian utang dagang. Petugas administrasi kontrol persediaan menyimpan salinan yang terakhir dalam file permintaan pembelian terbuka.
• Departemen Pembelian. Depatemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapakan pesanan pembelian (PP). Satu salinan PP dikirim ke kontrol persediaansalinan lainnya diantar ke pemasok. Petugas administrasi pembelian menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka. Kontrol persediaan memberi banyak informasi diantaranya; nama dan alamt pemasok utama, EOQ, dan standar atau biaya per item yang diharapkan.
• Penerimaan. Penerimaan Persediaan. Barang-barang yang diterima dari pemasok direkonsiliasi dengan blind copy. Tujuan dari blind copy adalah mendesak petugas penerimaan untuk mengitung dan memeriksa persediaan untuk menyelesaikan laporan penerimaan. Persiapan Laporan Penerimaan. Digunakan untuk menyelesaikan perhitungan dan inspeksi yang menyatakan jumlah dan kindisi persediaan. Satu salinan laporan peneriman menyertai persediaan fisik. Salinan lainnya dikirim ke departemen pembelian dan merekonsiliasinya dengan file PP terbuka. Jika pengirimannya benar, maka dibuatkan laporan penerimaan di file pesanan pembelian tertutup. Salinan ketiga dari laporan penerimaan dikirim ke kontrol persediaan. Salinan yang keempat disimpan dalam file penundaan utang dagang.
• Departemen Utang Dagang. Ketika persediaan diterima, petugas adaministrasi utang dagang merekonsiliasi informsi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi utang dagang mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka. Akhirnya petugas administrasi merangkumkan juranal-jurnal dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar umum.
• Sistem Utang Jurnal. Voucher menyediakan kontol yang lebih baik atas pengeluaran kas, dan memungkinkan perusahan untuk mengkonsolidasi beberapa pembayaran ke pemasok yang sama pada satu voucher saja, karenanya mengurangi jumlah cek yang akan ditulis
Departemen Buku Besar. Menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Kemudian memposkan voucher jurnal ke akun kontrol persediaan dan utang dagang.
Sistem Manual
• Departemen Utang Dagang. Memepelajari file utang voucher terbuka yang jatuh tempo dan mengirimkan voucher dan dokumen pendukung ke departemen pengeluaran kas. Kemudian mendebit akun pemasok di buku besar pembantu utang dagang dan mengirimkan rangkuman akun ke dapartemen buku besar.
• Departemen Pengeluaran Kas. Menerima paket voucher dan mempelajari kelengkapan dan keakuratan administrasi dokumen. Untuk setiap pengeluaran, petugas administrasi menyiapkan cek yang terdiri atas tiga bagian dan mencatat nomor cek, jumlah rupiah, dan data penting dalam register cek, juga disebut jurnal pengeluaran kas.
• Departemen Buku Besar. Menerima voucher jurnal dari pengeluaran kas dan rangkuman akun dari utang dagang, memposkan ke akun kontrol utang dagang dan kas dalam buku besar umum dan merekonsiliasi akun kontrol utang dagang dengan rangkuman buku besar pembantu utang dagang.
Dalam siklus pengeluaran terdapat 3 tahapan dalam menghasilkan informasi akuntansi,yaitu:
1. Input : merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan, atau sumber untuk dapat diolah.
2. Proses : adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output.
3. Output : adalah hasil dari proses pengolahan input.
Data input:
Sumber input: catatan persediaan untuk transaksi pembelian dan tagihan dari suplier untuk transaksi pengeluaran kas.
Formulir input:
Permintaan pembelian
Order pembelian
Laporan penerimaan
Faktur dari pemasok
Voucher pengeluaran
Cek pengeluaran
Memo debet
Formulir pemasok baru
Proposal permintaan
Pemrosesan Data:
Sistem pemrosesan hutang dan pembelian (pembelian, penerimaan, hutang).
Sistem pemrosesan pengeluaran kas (pengeluaran untuk petty-cash, pengeluaran kas untuk tujuan lain).
Sistem procurement card.
Sistem berbasis Web.
Output berupa informasi:
Laporan operasional (faktur/register voucher, register cek, laporan open order pembelian, open faktur, status persediaan, pengiriman yg terlambat)
Tampilan layar
Laporan manajerial
Laporan manajerial sesuai permintaan.
Manajemen data:
Berorientasi File à file master (pemasok, hutang, persediaan), file transaksi (order pembelian, open order pembelian, file faktur pemasok, open voucher, pengeluaran kas), file referensi dan history pemasok.
Berorientasi data-based: diagram ER dan struktur logik siklus pengeluaran.
Pengendalian intern:
Kemungkinan Resiko (Kiting)
Pengendalian umum (organizational, documentation, asset accountability, management practice, data center operation, otorisasi, dan akses)
Pengendalian aplikasi (input, proses, dan output) dan prosedur pengamanan WEB (keaslian, otorisasi, akuntabilitas, transmisi data, dan DRCP)
Akun-akun terkait:
• Debet
Sediaan Barang Dagangan
Sediaan Bahan Baku
Pembelian
Persekot Biaya
Aktiva Tetap
Aktiva Lain
• Kredit:
Utang Usaha (Utang Voucher)
Kas
Diskon Pembelian
Retur Pembelian
• Risiko Bawaan:
Faktor umum yang mendorong manajemen melakukan salah saji asersi siklus pengeluaran
seperti:
Tekanan untuk mengurangsajikan (understate) biaya
Tekanan untuk mengurangsajikan utang
Kerentanan harga bahan baku dan produk
Risiko kecurangan yang dilakukan karyawan
Volume transaksi tinggi
Pembelian dan pembayaran tidak sah
Penggelapan aktiva yang dibeli
Pembayaran dobel atas faktur pembelian
Issue akuntansi yang tidak jelas (seperti perlakuan biaya reparasi dan pemeliharaan klasifikasi sewa sebagai operating atau capital lease)
Pertimbangan Komponen Pengendalian Internal
Lingkungan Pengendalian
Penilaian Risiko oleh Manajemen
Informasi dan Komunikasi (Sistem Akt)
Monitoring
Aktivitas Pengendalian
Monitoring
Aktivitas monitoring yang harus diketahui auditor:
Umpan balik yang berjalan dari pemasok klien dalam hal ada masalah pembayaran atau
pengiriman yang akan datang
Komunikasi dari auditor eksternal sehubungan dengan reportable condition atau kelemahan material yang relevan yg ditemukan audit sebelumnya
Penilaian berkala oleh auditor internal atas kebijakan dan prosedur yang terkait dengan siklus pengeluaran
Dokumen dan catatan dlm siklus pengeluaran:
Purchase requisition
Purchase order
Receiving report
Vendor invoice
Voucher
Exception report
Voucher summary
Voucher register
Approved vendor Invoice
Open purchase order file
Receiving file
Purchase Transaction file
Accounts Payable master file
Suspense file
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
– Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
– Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Apakah keputusan penting itu ?
– Menetukan pemasok (vendor)
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat kieputusan ini ?
– Harga, kualitas bahan baku
– Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
• Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
• Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.
Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran
Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
1. Adanya otorisasi yang memadai
2. Adanya pemisahan tugas
3. Adanya dokumen dan catatan akuntansi
4. Adanya akses kea rah pengendalian
5. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran
1. Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran
• Check, yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank
• Check Summary, yaitu laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode
• Cash Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang dagang dan buku besar
• Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain
2. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2. Fungsi pencatatan utang
3. Fungsi keuangan
4. Fungsi akuntansi biaya
5. Fungsi akuntansi umum
6. Fungsi audit intern
7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain
- Bagian utang
- Bagian kasa
- Bagian akuntansi biaya
- Bagian akuntansi umum
- Bagian audit intern
- Bagian kasa
Keterangan :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi pencatatan utama
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi keuangan.
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
• Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.
• Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.
• Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
• Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
• Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
• Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.
• Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi lain SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
• Transaksi-transaksi diotorisasi dengan tepat.
• Transaksi-transaksi dicatat dengan valid.
• Valid, otorisasi transaksi dicatat.
• Transaksi dicatat secara akurat.
• Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan dengan efektif.
• Apakah ancaman-ancaman itu ?
• Mencegah kehabisan &/atau keleihan persediaan
• Meminta barang yg tidak dibutuhkan
• Membeli dengan harga yg dinaikkan
• Membeli barang berkualitas rendah
• Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
• Komisi (kickbacks)
• Menerima barang yang tidak dipesan
• Membuat kesalahan dalam penghitungan
• Mencuri persediaan
• Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
• Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
• Kehilangan data
• Apakah prosedu-prosedur pengendalian itu ?
• Sistem pengendalian persediaan
• Analisis kinerja pemasok
• Persetujuan permintaan pembelian
• Batasi akses ke permintaan pembelian kosong
• Konsultasi daftar harga
• Pengendalian anggaran
• Gunakan daftar pemasok yang disetujui
• Persetujuan pesanan pembelian
• Pemesanan pembelian sebelum penomoran
• Larangan hadiah dari para pemasok
• Insentif ke semua rekening pengiriman
• Pengendalian akses phhisik
• Cek ulang akurasi faktur
• Pembatalan pengepakan voucher
Model Data Siklus Pengeluaran
• Penggabungan model data REA kedua-duanya (both) data transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional lain.
• Apakah contoh-contohnya?
– Tanggal dan jumlah tiap pembelian
– Information tentang dimana barang-barang disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal pengiriman
Model Data Siklus Pengeluaran
• Model diagram REA hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak ke satu.
• Mengapa ?
– Kadang-kadang perusahaan menerbitkan pemesanan pembelian untuk permintaan pembelian individu.
– Pada waktu yang lain mengambil keuntungan dari pemotongan volume dengan menerbitkan satu pemesanan pembelian untuk satu set permintaan.
Model Data Siklus Pengeluaran
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat beberapa pengieiman terpisah untuk mememnuhi satu pesanan pembelian.
– Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman.
– Kadang-kadang, para pemasok melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
SIA Adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak eksternal (pajak, investor, kreditor) dan pihak internal ( manajemen, karyawan, pemilik)
Siklus ini mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
• Siklus pengeluaran di perlukan untuk setiap Perusahaan karena mempunyai tujuan sebagai berikut :
• Tujuan system pengeluaran yaitu: 1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2) Menerima barang dalam kondisi baik. 3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan. 4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. 7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. 8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi
3.2. Saran
Demikian makalah yang dapat kami susun, mudah-mudahan bisa bermanfaat untuk pembelajaran kedepannya. Kami harap ada perbaikan lebih terhadap isi dan conten dari makalah ini, seperti : menjelaskan apa manfaat dari CV dan Fa tersebut serta memaparkan perbedaan dan persamaan dari persekutuan tersebut, yaitu; CV dan Firma, agar orang yang mempelajari lebih mengetahui seperti apa bentuk dan cirinya.
0 Response to "SISTEM PENGELUARAN SIA"
Posting Komentar