nhaa_blog ^_^: SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

Posted in | di Senin, Februari 18, 2013

BAB I

PENDAHULUAN

Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisa sebuah organisasi. Dalam hal yang sama , model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi satu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya. Selama beberpa tahun terakhir ini, topik keunggulan kompetitif telah menjadi fokus dari banyak diskusi. Dan dapat dicapai memalui pengelolaan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual juga dapat memainkan peranan yang besar. Michael E porter mengontribusikan pemikiran – pemikiran mengenai rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system) yang setara dengan cara melihat sesuatu cara sistem atas perusahaan dan lingkungannya.

Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga professional dan staf di Negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan yang melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus.

Sumber daya informasi sebuah perusahaan meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data (data base), dan informasi. Informasi memiliki empat dimensi yang diinginkan yaitu : relevansi, akurasi, ketepatatn waktu, dan kelengkapan.

Keunggulan yang substansial akan diperoleh perusahaan yang mencapai koordinasi melalui penggunaan sumber daya informasi. Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan strategis untuk keseluruhan organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Chief information officer (yang disebut pula chef technology officer) memainkan peran penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang dan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

PERUSAHAAN DAN LINGKUNGAN

Pada halnya bahwa sebuah perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola melalui pengguna sebuah sistem virtual. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dan lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang diubah kembali kelingkungan.

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Dari gambar tersebut menunjukkan aliran sumber daya dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali kelingkungan. Aliran sumber daya fisik berada dibagian bawah ; aliran sumber daya virtual berada dibagian atas. Bagian ini menggambarkan model sistem umum perusahaan, model ini menampilkan arsitektur bagian seluruh jenis organisasi dalam bentuk sebuah sistem.

ALIRAN SUMBER DAYA FISIK

Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahanbaku, mesin dan uang. Sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada pelanggannya. Pegawai diperjakan oleh perusahaan, diubah ketingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input, diubah menjadi barang jadi yang kemudian dijual kepada pelanggan. Mesin dibeli dan digunakan dan pada akhirnya menjadi besi tua atau ditukar dengan mesin yang baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok.

ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL

Pada gambar 1 menunjukkan aliran dari sumber daya virtual: Data, informasi, dan informasi dalam sebuah keputusan. Aliran dua arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya.

MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN

Unsur – unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi ;

1. Standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai sebuah tujuan secara keseluruhan.

2. Manajemen perusahaan

3. Suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi.

LINGKARAN UMPAN BALIK

Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan kedalam pemroses informasi yang mengubahnya menjadi informasi.

PERUSAHAAN DIDALAM LINGKUNGANNYA

Model sistem umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya. Lingkungan perusahaan banyak variasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya sebuah bank berbeda dengan toko – toko alat olah raga dan sebuah tempat ibadah.

Unsur – unsur lingkungan adalah organisasi dan individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.

Model 8 unsur lingkungan :

1. Pemasok ( supplier ) lebih disebut vendor

2. Pelanggan ( customer )

3. Serikat kerja ( Labor union )

4. Komunitas keuangan ( financial community )

5. Pemegang saham dan pemilik ( stockbolders and owners )

6. Pesaing ( competitor )

7. Pemerintah ( goverment )

8. Komunitas global ( global community )

Aliran sumber daya lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsur – unsur lingkungannya memalui sumber daya lingkungan. Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain.

Aliran – aliran yang umum terjadi meliputi :

1. Aliran informasi dari pelanggan

2. Aliran bahan baku kepelanggan

3. Aliran uang kepada pemegang saham

4. Aliran bahan baku dari pemasok

Aliran yang lebih jarang terjadi, meliputi:

1. Aliran uang dari pemerintah ( seperti untuk penelitian )

2. Aliran bahanbaku kepemasok

3. Aliran pegawai kepesaing

Satu – satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah

Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan adalah proses aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara tepat waktu dan efisien.

Manajemen rantai pasokan terdiri dari aktivitas – aktivitas berikut ini :

1. Meramalkan permintaan pelanggan

2. Membnuat jadwal produksi

3. Menyiapkan jaringan transportasi

4. Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

5. Menerima persediaan dari pemasok

6. Mengelola persediaan – bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi

7. Melakukan produksi

8. Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan

9. Melacak aliran sumber daya dari pemasok, didalam perusahaan, dan kepada pelanggan

Sistem informasi perusahaan dapat digolongkan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitaas diatas.

Sistem Elektronik

Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis. Langkah demi langkah setiap tindakan akan dicatat dalam terminal komputer yang terdapat dilokasi pemasok didalam area penerimaan perusahaan, didalam area persediaan dan produksi, area pengiriman, didalam kendaraan yang digunakan oleh transportir dan dilokasi pelanggan.

Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem

Perencanaan Sumber Daya Usaha

Manajemen rantai pasokan salah satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan, namun memainkan peran penting dalam operasi. Anggota didalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Salah satu anggota dari suatu rantai pasokan memiliki kekuasaan lebih besar diatas anggoota lainnya maka anggota yang lebih kuat dapatmemberi tekanan kepada anggota yang lain untuk menggunakan piranti lunak tersebut.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Seiring dengan perusahaan memenuhi produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan diatas para pesaingannya. Didalam bidang sistem informasi keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan didalam pasar. Para manager menggunakan sumbe daya virtual sekaligus fisik dalam memenuhi tujuan strategis perusahaan.

Rantai Nilai Porter

Profesor Harvard Michael E. Porter orang yang paling sering dihubungkan dengan keunggulan kompetitif. Porter yankni bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai yang terdiri atas aktivitas –aktivitas utama dan pendukung yang memberikan kontribusi kepada margin.

Apa yang disebut porter sebuah perusahaan menciptakan nilai sebagai aktivitas nilai. Aktivitas nilai terdiri dari 2 jenis yaitu aktivitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung.

Aktivitas utama tediri dari :

1. Logistik barang masuk

2. Operasi

3. Logistik barang keluar

4. Penjualan dan pemasaran

5.Jasa

Aktivitas nilai pendukung terdiri dari :

1. Infrastruktur perusahaan

2. Manajemen sumber daya manusia

3. Pengembangan teknologi

4. Pengadaan

Masing – masing aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung mempunyai tiga unsur penting. Yakni : input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi.

Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai

Manajemen harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan kerantai nilai organisasi. Kaitan seperti ini dapat menghasilkan suatu sistem interorganisasional. Setiap aktivitas nilai mencakup komponen informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan adalah langkah penting dalam meraih keunggulan kompetitif.

Dimensi – dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisikan dalam hal untuk mendapatkan :

1. Keunggulan Strategis

2. Keunggulan Taktis

3. Keunggulan Operasional

Tantangan Dari Pesaing – pesaing Global

Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Hali ini hendaknya tidak membatasi pemikiran akan pesaing – pesaing global hanya untuk organisasi – organisasi lain saja. Kalangan profesional dan staff yang bekerja dinegara lain yang bersaing untuk pekerjaan yang sama terjadi dinegara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai pesaing. Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional.

MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Dalam kontenks ini,ketidakpastian adlah “perbedaan antara jumlah informasi yang di butuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah i miliki oleh organisasi.”

Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkooordinasi secra global,tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam peekonomian internasional.

Keuntungan koordinasi

Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC,dan keuntungan koordinasi tersebut anatara lain

meliputi :

· Fleksibelitas dalam merespon pesaing di berbagai negara dan pasar

· Kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi di satu negara pada suatu negara lain – atau satu wilayah dalam satu negara lain

· Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia

· Kemampuan untuk berbagi pengetahuan anatrunit di berbagai Negara

· Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan

· Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

· Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk di produksi dan didisribusikan

Semua keunggulan di atas di sebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan

TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISITEM INFORMASI

Istilah sistem informasi global (global information system = GIS) di berikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembangan GIS.

1. Kendala – kendala politis

2. Rintangan budaya dan komunikasi

Pada rintangan budaya dan komunikasi terjadi 3 pembatasan,yakni :

· Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras

· Pembatasan Pemrosesan Data

· Pembetasan Komunikasi Data

3. Masalah – masalah Teknologi

4. Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas :

· Peranti keras computer

· Peranti lunak computer

· Spesialis informasi

· Pengguna

· Fasilitas

· Database

· Informasi

Dari semua sumber daya tersebut manajer harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang di inginkan guna mencapai keunggulan kompetitif.

Dimensi Informasi

Pengguna mengidentifikasi output yang diberikan dengan mempertimbangkan empat dimensi. 4 dimensi itu antara lain.

1. Relevansi

2. Akurasi

3. Ketepatan Waktu

4. Kelengkapan

Sifat Manajaemen Pengetahuan Yang Berubah-ubah

Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas – tugas lain yang serupa.

Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

Sistem Informasi Warisan. Mereka yang mengelola dan mengendalikan informasi di dalam sebuah perusahaan modern harus menyadari keterbatasan dari teknologi-teknologi lampau. Kebanyakan data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru.

Manajemen Gambar. Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini.

FORMAT-FORMAT UMUM MANAJEMEN GAMBAR

® JPG- Joint Photographics Expert Group

® GIF- Graphics Interchange format

® TIFF- Tagged Image File Format

® BMP- Bit Map

® WMF- Windows Metafile Format

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI

Unit ini yang disebut sebagai layanan informasi (information services- IS). Praktik yang diterima dewasa ini adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior.

Chief Information Officer dan Chief Technology Officer

Chief Information Officer (CIO) atau Chief Technology Officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbang keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.

CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini :

1. Meluangkan aktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.

2. Secara aktif mencai kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemn lini-jangan menunggu untuk diundang.

3. Fokus pada perbaikan proses bisnis.

4. Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.

5. Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

6. Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

Perencanaan Strategis Bagi Perusahaan

Ketika sebuah Perusahaan mengorganisasikan pada eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minuman, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

Setelah rencan dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan, jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Komite juga dapat mengambil insiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.

Rencana Strategis Untuk Area-Area Bisnis

Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri.

Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan baik.

Pendekatan Spir : Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information resources- SPIR) adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencermikan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi.

Rencana Strategis Sumber Daya Informasi:

1. Tujuan sistem pemrosesan transaksi:

#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia

b) Peranti Keras

c) Peranti Lunak

d) Informasi Data

2. Tujuan Sim:

#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia

b) Peranti Keras

c) Peranti Lunak

d) Informasi Data

3. Tujuan DSS:

#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia

b) Peranti Keras

c) Peranti Lunak

d) Informasi Data

4. Tujuan kantor virtual:

#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia

b) Peranti Keras

c) Peranti Lunak

d) Informasi Data

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

1. KESIMPULAN

2. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah keinginan penulis atas partisipasi para pembaca, agar sekiranya mau memberikan kritik dan saran yang sehat dan bersifat membangun demi kemajuan penulisan makalah ini. Kami sadar bahwa penulis adalah manusia biasa yang pastinya memiliki kesalahan. Oleh karena itu, dengan adanya kritik dan saran dari pembaca, penulis bisa mengkoreksi diri dan menjadikan makalah ke depan menjadi makalah yang lebih baik lagi dan dapat memberikan manfaat yang lebih bagi kita semua.