SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
BAB
I
PENDAHULUAN
Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola
yang baik untuk menganalisa sebuah organisasi. Dalam hal yang sama , model
delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi satu cara yang baik
untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan
lingkungannya. Selama beberpa tahun terakhir ini, topik keunggulan kompetitif
telah menjadi fokus dari banyak diskusi. Dan dapat dicapai memalui pengelolaan
sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual juga dapat memainkan peranan
yang besar. Michael E porter mengontribusikan pemikiran – pemikiran mengenai
rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system) yang setara dengan
cara melihat sesuatu cara sistem atas perusahaan dan lingkungannya.
Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari
adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus juga
professional dan staf di Negara-negara lain yang bersaing memperebutkan
pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan yang melakukan bisnis secara
global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus.
Sumber daya
informasi sebuah perusahaan meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis
informasi, pengguna, fasilitas, basis data (data base), dan informasi.
Informasi memiliki empat dimensi yang diinginkan yaitu : relevansi, akurasi,
ketepatatn waktu, dan kelengkapan.
Keunggulan
yang substansial akan diperoleh perusahaan yang mencapai koordinasi melalui
penggunaan sumber daya informasi. Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan
strategis untuk keseluruhan organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi.
Chief information officer (yang disebut pula chef technology officer) memainkan
peran penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis
untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang harus
dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang dan sumber
daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN
KOMPETITIF
PERUSAHAAN
DAN LINGKUNGAN
Pada halnya bahwa sebuah perusahaan adalah suatu sistem fisik yang
dikelola melalui pengguna sebuah sistem virtual. Sebuah perusahaan mengambil
sumber daya dan lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan
jasa, dan mengembalikan sumber daya yang diubah kembali kelingkungan.
MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Dari gambar tersebut menunjukkan aliran sumber daya dari
lingkungan melalui perusahaan dan kembali kelingkungan. Aliran sumber daya
fisik berada dibagian bawah ; aliran sumber daya virtual berada dibagian atas.
Bagian ini menggambarkan model sistem umum perusahaan, model ini menampilkan
arsitektur bagian seluruh jenis organisasi dalam bentuk sebuah sistem.
ALIRAN
SUMBER DAYA FISIK
Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahanbaku,
mesin dan uang. Sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan
jasa yang dijual oleh perusahaan kepada pelanggannya. Pegawai diperjakan oleh
perusahaan, diubah ketingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan
pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan. Bahan baku memasuki
perusahaan dalam bentuk input, diubah menjadi barang jadi yang kemudian dijual
kepada pelanggan. Mesin dibeli dan digunakan dan pada akhirnya menjadi besi tua
atau ditukar dengan mesin yang baru. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk
penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok.
ALIRAN
SUMBER DAYA VIRTUAL
Pada gambar 1 menunjukkan aliran dari sumber daya virtual:
Data, informasi, dan informasi dalam sebuah keputusan. Aliran dua arah, data
dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya.
MEKANISME
PENGENDALIAN PERUSAHAAN
Unsur – unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan
operasinya sendiri meliputi ;
1.
Standar kinerja yang harus dipenuhi
oleh perusahaan jika ia ingin mencapai sebuah tujuan secara keseluruhan.
2.
Manajemen perusahaan
3.
Suatu pemrosesan informasi yang
mengubah data menjadi informasi.
LINGKARAN
UMPAN BALIK
Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber
daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu
dimasukkan kedalam pemroses informasi yang mengubahnya menjadi informasi.
PERUSAHAAN
DIDALAM LINGKUNGANNYA
Model sistem umum sebuah perusahaan membuat kita dapat
dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah
perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang
diberikan oleh lingkungannya. Lingkungan perusahaan banyak variasi dari satu
perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya sebuah bank berbeda dengan toko –
toko alat olah raga dan sebuah tempat ibadah.
Unsur
– unsur lingkungan adalah organisasi dan individu yang berada diluar perusahaan
dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.
Model
8 unsur lingkungan :
1.
Pemasok ( supplier ) lebih disebut vendor
2.
Pelanggan ( customer )
3.
Serikat kerja ( Labor union )
4.
Komunitas keuangan ( financial community )
5.
Pemegang saham dan pemilik ( stockbolders and owners )
6. Pesaing ( competitor )
7.
Pemerintah ( goverment )
8.
Komunitas global ( global community )
Aliran
sumber daya lingkungan
Perusahaan terhubung dengan unsur – unsur lingkungannya memalui
sumber daya lingkungan. Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada
sumber daya yang lain.
Aliran
– aliran yang umum terjadi meliputi :
1.
Aliran informasi dari pelanggan
2.
Aliran bahan baku kepelanggan
3.
Aliran uang kepada pemegang saham
4.
Aliran bahan baku dari pemasok
Aliran
yang lebih jarang terjadi, meliputi:
1.
Aliran uang dari pemerintah ( seperti untuk penelitian )
2.
Aliran bahanbaku kepemasok
3.
Aliran pegawai kepesaing
Satu – satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan
seluruh unsur adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk menjadikan
hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah
Jalur
yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan
selanjutnya kepada pelanggan disebut rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan
adalah proses aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk
memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara tepat waktu dan efisien.
Manajemen
rantai pasokan terdiri dari aktivitas – aktivitas berikut ini :
1.
Meramalkan permintaan pelanggan
2.
Membnuat jadwal produksi
3.
Menyiapkan jaringan transportasi
4.
Memesan persediaan pengganti dari para pemasok
5.
Menerima persediaan dari pemasok
6.
Mengelola persediaan – bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi
7.
Melakukan produksi
8.
Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan
9.
Melacak aliran sumber daya dari pemasok, didalam perusahaan, dan kepada
pelanggan
Sistem informasi
perusahaan dapat digolongkan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitaas diatas.
Sistem
Elektronik
Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui pasokan maka mereka
akan dapat dilacak secara elektronis. Langkah demi langkah setiap tindakan akan
dicatat dalam terminal komputer yang terdapat dilokasi pemasok didalam area
penerimaan perusahaan, didalam area persediaan dan produksi, area pengiriman,
didalam kendaraan yang digunakan oleh transportir dan dilokasi pelanggan.
Manajemen
Rantai Pasokan dan Sistem
Perencanaan
Sumber Daya Usaha
Manajemen rantai pasokan salah satu aspek dari sistem perencanaan
sumber daya perusahaan, namun memainkan peran penting dalam operasi. Anggota
didalam rantai pasokan akan membantu memfasilitasi aliran informasi rantai
pasokan. Salah satu anggota dari suatu rantai pasokan memiliki kekuasaan lebih
besar diatas anggoota lainnya maka anggota yang lebih kuat dapatmemberi tekanan
kepada anggota yang lain untuk menggunakan piranti lunak tersebut.
KEUNGGULAN
KOMPETITIF
Seiring dengan perusahaan memenuhi produk dan jasa para
pelanggannya, perusahaan akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan diatas para
pesaingannya. Didalam bidang sistem informasi keunggulan kompetitif mengacu
pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan didalam pasar.
Para manager menggunakan sumbe daya virtual sekaligus fisik dalam memenuhi tujuan
strategis perusahaan.
Rantai
Nilai Porter
Profesor Harvard Michael E. Porter orang yang paling sering
dihubungkan dengan keunggulan kompetitif. Porter yankni bahwa sebuah perusahaan
meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai yang terdiri
atas aktivitas –aktivitas utama dan pendukung yang memberikan kontribusi kepada
margin.
Apa yang disebut porter sebuah perusahaan menciptakan nilai
sebagai aktivitas nilai. Aktivitas nilai terdiri dari 2 jenis yaitu aktivitas
nilai utama dan aktivitas nilai pendukung.
Aktivitas
utama tediri dari :
1.
Logistik barang masuk
2.
Operasi
3.
Logistik barang keluar
4.
Penjualan dan pemasaran
5.Jasa
Aktivitas
nilai pendukung terdiri dari :
1.
Infrastruktur perusahaan
2.
Manajemen sumber daya manusia
3.
Pengembangan teknologi
4.
Pengadaan
Masing
– masing aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung mempunyai tiga unsur
penting. Yakni : input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi.
Memperluas
Ruang Lingkup Rantai Nilai
Manajemen
harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan
rantai nilai perusahaan kerantai nilai organisasi. Kaitan seperti ini dapat
menghasilkan suatu sistem interorganisasional. Setiap aktivitas nilai mencakup
komponen informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan
adalah langkah penting dalam meraih keunggulan kompetitif.
Dimensi
– dimensi Keunggulan Kompetitif
Keunggulan
kompetitif dapat direalisikan dalam hal untuk mendapatkan :
1.
Keunggulan Strategis
2.
Keunggulan Taktis
3.
Keunggulan Operasional
Tantangan Dari Pesaing – pesaing
Global
Perusahaan multinasional adalah perusahaan yang beroperasi
lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Hali ini hendaknya tidak membatasi
pemikiran akan pesaing – pesaing global hanya untuk organisasi – organisasi
lain saja. Kalangan profesional dan staff yang bekerja dinegara lain yang
bersaing untuk pekerjaan yang sama terjadi dinegara tuan rumah juga dapat
dianggap sebagai pesaing. Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di
Perusahaan Multinasional.
MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan
ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Dalam kontenks ini,ketidakpastian
adlah “perbedaan antara jumlah informasi yang di butuhkan untuk melakukan
suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah i miliki oleh organisasi.”
Kebutuhan
Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional
Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di
dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis
atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang
terkooordinasi secra global,tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam
peekonomian internasional.
Keuntungan
koordinasi
Banyak
keuntungan yang diperoleh oleh MNC,dan keuntungan koordinasi tersebut anatara
lain
meliputi :
·
Fleksibelitas
dalam merespon pesaing di berbagai negara dan pasar
·
Kemampuan
untuk merespon perubahan yang terjadi di satu negara pada suatu negara lain –
atau satu wilayah dalam satu negara lain
·
Kemampuan
untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia
·
Kemampuan
untuk berbagi pengetahuan anatrunit di berbagai Negara
·
Mengurangi
biaya operasi secara keseluruhan
·
Peningkatan
efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
·
Kemampuan
untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana
produk di produksi dan didisribusikan
Semua
keunggulan di atas di sebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya
komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan
TANTANGAN
DALAM MENGEMBANGKAN SISITEM INFORMASI
Istilah sistem informasi global (global information
system = GIS) di berikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas
beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut adalah beberapa kendala yang
harus diatasi oleh pengembangan GIS.
1.
Kendala – kendala politis
2.
Rintangan budaya dan komunikasi
Pada
rintangan budaya dan komunikasi terjadi 3 pembatasan,yakni :
·
Pembatasan
Pembelian dan Impor Peranti Keras
·
Pembatasan
Pemrosesan Data
·
Pembetasan
Komunikasi Data
3.
Masalah – masalah Teknologi
4.
Kurangnya Dukungan dari Manajemen
Anak Perusahaan
MANAJEMEN
PENGETAHUAN
Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas :
·
Peranti
keras computer
·
Peranti
lunak computer
·
Spesialis
informasi
·
Pengguna
·
Fasilitas
·
Database
·
Informasi
Dari semua sumber daya tersebut manajer harus mengelola
sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang di inginkan guna mencapai
keunggulan kompetitif.
Dimensi
Informasi
Pengguna mengidentifikasi output yang diberikan dengan
mempertimbangkan empat dimensi. 4 dimensi itu antara lain.
1.
Relevansi
2.
Akurasi
3.
Ketepatan Waktu
4.
Kelengkapan
Sifat
Manajaemen Pengetahuan Yang Berubah-ubah
Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem
pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan
persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas – tugas lain yang serupa.
Kini,
organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang
terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan
tersebut.
Sistem
Informasi Warisan. Mereka
yang mengelola dan mengendalikan informasi di dalam sebuah perusahaan modern
harus menyadari keterbatasan dari teknologi-teknologi lampau. Kebanyakan data
warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru.
Manajemen
Gambar. Foto-foto
digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat
dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini.
FORMAT-FORMAT
UMUM MANAJEMEN GAMBAR
®
JPG- Joint Photographics Expert Group
®
GIF- Graphics
Interchange format
®
TIFF- Tagged Image File Format
®
BMP- Bit Map
®
WMF- Windows Metafile
Format
PERENCANAAN
STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI
Unit ini yang disebut sebagai layanan informasi
(information services- IS). Praktik yang diterima dewasa ini adalah membuat
layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer
puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior.
Chief
Information Officer dan Chief Technology Officer
Chief
Information Officer (CIO)
atau Chief Technology Officer
(CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan
informasi. Orang ini akan menyumbang keahlian manajerialnya dalam memecahkan
masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja,
melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.
CIO
atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital
dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut
ini :
1.
Meluangkan aktu dalam bisnis dan
pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.
2.
Secara aktif mencai kemitraan dengan
unit-unit bisnis dan manajemn lini-jangan menunggu untuk diundang.
3.
Fokus pada perbaikan proses bisnis.
4.
Menjelaskan biaya-biaya IS dalam
istilah bisnis.
5.
Membangun kredibilitas dengan
memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
6.
Terbuka untuk ide-ide yang berasal
dari luar bidang IS.
Perencanaan
Strategis Bagi Perusahaan
Ketika sebuah Perusahaan mengorganisasikan pada eksekutifnya
ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung
jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang
paling minuman, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil
presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana
bisnis strategis organisasi.
Setelah rencan dibuat, komite eksekutif akan
memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan, jika dibutuhkan, mengambil
tindakan yang sesuai. Komite juga dapat mengambil insiatif pengambilan
keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan
tercapai.
Rencana
Strategis Untuk Area-Area Bisnis
Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki
komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi
masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri.
Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis
adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari
area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan
bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan baik.
Pendekatan Spir : Perencanaan
strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information
resources- SPIR) adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi
layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencermikan
dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi.
Rencana
Strategis Sumber Daya Informasi:
1.
Tujuan sistem pemrosesan transaksi:
#Sumber
daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia
b) Peranti Keras
c) Peranti Lunak
d) Informasi Data
2.
Tujuan Sim:
#Sumber
daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia
b) Peranti Keras
c) Peranti Lunak
d) Informasi Data
3.
Tujuan DSS:
#Sumber
daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia
b) Peranti Keras
c) Peranti Lunak
d) Informasi Data
4.
Tujuan kantor virtual:
#Sumber
daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia
b) Peranti Keras
c) Peranti Lunak
d) Informasi Data
BAB
III
KESIMPULAN
DAN SARAN
1.
KESIMPULAN
Model
sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk
menganalisa sebuah organisasi. Dalam hal yang sama , model delapan unsur
lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi satu cara yang baik untuk memahami
kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya.
Pada halnya bahwa sebuah perusahaan adalah suatu sistem fisik yang
dikelola melalui pengguna sebuah sistem virtual. Sebuah perusahaan mengambil
sumber daya dan lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan
jasa, dan mengembalikan sumber daya yang diubah kembali kelingkungan.
Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di
dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis
atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang
terkooordinasi secra global,tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam
peekonomian internasional.
2. SARAN
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah keinginan penulis
atas partisipasi para pembaca, agar sekiranya mau memberikan kritik dan saran
yang sehat dan bersifat membangun demi kemajuan penulisan makalah ini. Kami
sadar bahwa penulis adalah manusia biasa yang pastinya memiliki kesalahan. Oleh
karena itu, dengan adanya kritik dan saran dari pembaca, penulis bisa mengkoreksi diri dan menjadikan
makalah ke depan menjadi makalah yang lebih baik lagi dan dapat memberikan
manfaat yang lebih bagi kita semua.
Read Users' Comments (0)